Las empresas OPC demandan espacios de secretaría y personal cualificado en los Palacios de Congresos españoles
CONEXO.net. Los organizadores profesionales de congresos españoles demandan a los palacios espacios para la secretaría de los eventos y para el almacenaje, así como un equipo de profesionales cualificados que resuelvan las necesidades de la actividad congresual. Asimismo, ante la falta de consulta de las instituciones, reclaman aportar su opinión a la hora de diseñar futuros recintos para evitar errores que dificulten un normal funcionamiento.
Los palacios de congresos españoles cuentan con espacios de diversa capacidad para acoger todo tipo de eventos, desde grandes congresos hasta pequeñas reuniones, pero lo que las empresas OPC demandan en este tipo de infraestructuras son un espacio exclusivo para la secretaría de los eventos y su almacenaje, una conectividad a Internet mediante Wi-Fi de alta capacidad y un personal cualificado que atiendan las solicitudes, tanto de los organizadores como de los asistentes. Estas son las principales conclusiones que han ofrecido diversos presidentes de asociaciones regionales de OPC al Periódico CONEXO sobre sus necesidades en los palacios de congresos.
Respecto a la incorporación de espacios para la secretaría, la presidenta de OPC Galicia, Yolanda Barbeito, afirma que el 90% de los palacios carece de ellos y «para mí es fundamental». Estos «nos obliga a montar un stand o bien disponer de unas mesas en detrimento de la comodidad e imagen del OPC y, por supuesto, el inconveniente de no tener almacén para guardar la documentación que se entrega al congresista; realmente es una incomodidad durante el congresos», añade.
Por su parte, las nuevas tecnologías y la conectividad es una obligación en un palacio de congresos. «La innovación ha supuesto un antes y un después en nuestro Sector, lo que nos obliga a concebir las reuniones con una mayor interactividad, cambiando y potenciando las formas de relacionarse», señala el presidente de OPC Cantabria, Luis Gandiaga. Asimismo, el facilitar conexiones a Internet mediante Wi-Fi «potentes y abiertas es un servicio demandado por los delegados, que facilita mucho el trabajo de las empresas OPC en un palacio», indica la presidenta de OPC Navarra, Lola Vicente.
Trabajadores profesionales
Otro de los aspectos destacados por los OPC en un recinto congresual es contar con un equipo humano, propio del palacio, que sea lo suficientemente cualificado para la actividad y que «sepan adaptarse a las circunstancias y al cliente como lo hacemos los organizadores», asegura la presidenta de OPC Aragón, Ana Merino. «La amabilidad, disponibilidad y flexibilidad del mismo nos permite llevar el congreso con mayores garantía de éxito», añade Barbeito. Además, según Vicente, «las instalaciones son las que son y a veces presentan inconvenientes, pero si un palacio cuenta con un buen equipo de personas, dispuestas a resolver los problemas y proporcionar soluciones, eso marca la diferencia».
Por otro lado, los organizadores profesionales de congresos están, en general, en desacuerdo con la política de exclusividad de algunos servicios que proponen diversos palacios de congresos. «La exclusividad tiene sus ventajas e inconvenientes. Si el proveedor es ‘bueno’ supone una ventaja y una garantía, si por el contrario el servicio que ofrece es ‘malo’, contar con él es una fuente de problemas y en algún caso extremo incluso de prescindir del palacio como sede», afirma Lola Vicente. Al respecto, el presidente de OPC Canarias, Octavio Quevedo, asegura que «la variedad de prestatarios de servicios permite al OPC elegir a su proveedor en base a sus propios criterios y no estar sometido a un servicio que en la mayoría de los casos, con el paso del tiempo, tiene a estandarizarse».
La presidenta de OPC Madrid, Matilde Almandoz, cree que «el palacio debe ser cuidadoso y exigente con los prestadores de servicios, pero la exclusividad es un concepto que chirría con el de la libre competencia y que puede distorsionar el mercado». «Los palacios debería no ‘intervenir’ tanto en los servicios en exclusiva, gravando los costes y haciendo exageradamente caros los servicios exclusivos del palacio», señala el presidente de OPC Rioja, Alberto Picatoste.
Otro de los asuntos tratados con los presidentes de las asociaciones regionales de OPC es la sostenibilidad en los recintos, un concepto en el que creen que todo el Sector está trabajando y que están incorporando poco a poco los criterios sostenibles en la organización de eventos. En este sentido, destaca la opinión del presidente de OPC Cataluña, Tomás Gil, que afirma que los palacios de congresos, en general, están preparados, «pero si son espacios singulares ‘aprovechados’ en su mayoría no están preparados».
Diseño de los palacios
Un último asunto propuesto a los profesionales del Sector es su contribución al diseño de los palacios de congresos existentes en sus Comunidades, que ha sido nulo en la mayoría de los casos, ya que las instituciones públicas —promotoras de estas instalaciones en general— «lo han dejado siempre de la mano de los arquitectos», según Merino. «Este es el gran error de las instituciones o empresas privadas», afirma Barbeito. Lola Vicente indica que, en la construcción de Baluarte, se les expuso a los organizadores de congresos el proyecto ganador, «donde hicimos sugerencias y consideraciones». «Una consulta a tiempo evitaría muchas incomodidades y muchos arreglos ‘low cost’ en edificios emblemáticos», añade Almandoz.
Luis Gandiaga, por su parte, cree que «es fundamental la colaboración público-privada entre los agentes de interés a la hora de proyectar infraestructuras estratégicas para una Comunidad, ya que no solo debe ser un edificio de una gran belleza arquitectónica, sino funcional, eficiente y flexible». «Los palacios de congresos, con los OPC, tienen que ser como un matrimonio, o se casan o se separan, pero mientras
